オフィスの移転にあたってやるべきことは? 不用品の処分方法も紹介


オフィスを移転するにあたって「何から始めたらよいのか分からない」「大まかな流れを知りたい」という人は多いでしょう。オフィスを移転する際はやらなければならないことがいろいろあるため、きちんと段取りを組んで確実に進めていく必要があります。

この記事では、オフィス移転前後にやるべきことや大まかな流れなどを詳しくご紹介しましょう。

  1. オフィスの移転前にやるべきこと
  2. オフィス移転の大まかな流れを紹介
  3. オフィスの移転後にやるべきこと
  4. オフィス移転で出た不用品を処分するには?
  5. オフィス移転に関するよくある質問

この記事を読むことで、オフィスの移転作業を進める際の注意点や、オフィス移転で出た不用品をお得に処分する方法などが分かるはずです。ぜひ参考にしてください。

1.オフィスの移転前にやるべきこと

まずは、オフィスを移転する前にやっておくべきことをご紹介しましょう。

1-1.新オフィスのコンセプトを明確にする

まずは、新しいオフィスのコンセプトや目的を明確にしましょう。なぜ移転が必要になったのか・現在のオフィスに対する問題点にはどのようなものがあるのかを考え、その問題点や課題を克服するためのオフィスにしなければなりません。また、どんなオフィスにしたいかがはっきりしていなければ、物件の坪数やレイアウトを決めるのも難しいでしょう。具体的なレイアウトプランを作成したうえで、OA機器やオフィス家具などを選定・購入するのがおすすめです。

1-2.移転計画を立てる

オフィスの移転を効率的に行うために、大まかな移転計画を把握しておきましょう。一般的に、オフィス移転にかかる期間は半年といわれています。「いつごろまでに何をすればよいか」ということが明確になっていれば、余裕を持って準備ができるはずです。具体的なスケジュールについては、次項で詳しくご紹介しましょう。

1-3.やることリストを作成する

オフィス移転に向けてやらなければならないことはたくさんあるため、リストアップしておきましょう。たとえば、新オフィスの物件を決める際も、「物件情報の収集」「コストの算出」「内覧」など、やることはいろいろあります。特に、各方面への届け出関係は、抜けている部分がないかしっかり確認し、リストを作成しておきましょう。

2.オフィス移転の大まかな流れを紹介

オフィス移転までの一般的な流れを大まかにご紹介しましょう。

2-1.6か月前

移転の6か月前までには、新オフィスのコンセプトや移転する目的を明確にしておきましょう。現オフィスの解約予告や原状回復条件の確認・新オフィス物件の選定を行い、原状回復工事が必要であれば業者を選定してください。

2-2.5~4か月前

5~4か月前には、業者に原状回復工事の見積もりを依頼しましょう。また、新オフィスの物件を決定し、契約を済ませてください。物件が決まったら、新オフィスのレイアウトを作成していきましょう。必要であれば、専門業者に相談しながら一緒に考えていくのがおすすめです。

2-3.3~2か月前

3~2か月前には、今使っている什器(じゅうき)や備品の中から、廃棄するものと持っていくものを選定しましょう。移転する際に持っていく荷物の量を決めておく必要があります。また、電話やOA機器などの移転手続きもしておきましょう。電話番号が変更になるか確認したら、取引先などへの挨拶状の作成も開始してください。

2-4.1か月前

1か月前までにはインターネットの移設や電気・LAN設備の工事も依頼しておきましょう。取引先への連絡や、税務署・法務局などへの届け出も済ませる必要があります。また、入居審査に必要な書類等もそろえておいてください。

3.オフィスの移転後にやるべきこと

オフィスを移転した後にやるべきことには、以下のようなものがあります。

3-1.旧オフィスの明け渡し

移転後は旧オフィスの原状回復工事を行い、物件を明け渡します。原状回復の範囲は、事前に賃貸借契約書を確認しておきましょう。入居時、原状回復についてどのような契約を結んだかは非常に重要なポイントになります。ビルオーナーとも話をし、認識にずれがないか確認しておくとよいでしょう。

3-2.各種手続き

移転後に必要な各種手続きには、以下のようなものがあります。それぞれ、移転後の提出期限や提出先が異なるため、必ず確認が必要です。

  • 事業所所在地変更届
  • 名称所在地変更届
  • 雇用保険事業所変更届
  • 本店移転登記
  • 防火・防災管理者選任届
  • 移動届

4.オフィス移転で出た不用品を処分するには?

オフィスの移転に伴い、不用品が大量に出ることが予想されます。不用品の処分方法についてご紹介しましょう。

4-1.処理場に運搬する

オフィスから出た不用品は産業廃棄物として扱うことになるため、基本的には自治体が回収するゴミとして捨てることができません。処分する際は、「産業廃棄物を受け入れている処理場に持ち込む」という方法もあります。ただし、この方法を利用できる事業者には自治体ごとに制限があるため、事前の確認が必要です。

4-2.回収業者に依頼する

多くの事業者が利用しているのが、産業廃棄物収集運搬の許可を持つ専門業者に依頼する方法です。産業廃棄物の処分を委託する形になるため、相応の費用はかかります。しかし、自分たちで運搬する必要がなく、適切に処分してもらえるため、メリットは大きいでしょう。

4-3.買取に出す

比較的状態のよい不用品は、買取に出すのがおすすめです。お金をかけて処分するより、買取に出して収入になるのは大きなメリットでしょう。ただし、不用品の状態や需要によっては買取対象外になることもあります。事前に見積もりをとり、確認してください。

5.オフィス移転に関するよくある質問

「オフィスの移転について知りたい」という人が感じる疑問とその回答をまとめました。

Q.新オフィスのコンセプトが明確になっていないまま移転するとどうなりますか?
A.希望しているレイアウトが作れない・オフィス内に無駄なスペースができて社員からクレームがくるなどの失敗が起こる可能性があるでしょう。

Q.移転先の立地を決める際、何をポイントにするべきですか?
A.社員の通勤時間や最寄り駅からの所要時間・取引先へのアクセスなどを重視して決めましょう。

Q.オフィスを移転する場合、どのようなものに費用がかかるのですか?
A.引っ越し費用や新オフィスの内装工事費用・什器(じゅうき)購入費用・旧オフィスの原状回復費用・敷金や仲介手数料などがかかります。

Q.不用品の回収を依頼する業者は、何をポイントに選べばよいですか?
A.豊富な実績があるか・産業廃棄物収集の許可を得ているか・マニフェストを発行しているか・回収料金は明確かなどをチェックして選びましょう。

Q.オフィスから出る不用品を少しでも高く買取してもらうには、どうしたらよいですか?
A.きれいに掃除をし、付属品をすべてそろえておきましょう。買取先を比較して選ぶことも重要なポイントになります。

まとめ

オフィスの移転前後にやるべきことや、移転の大まかな流れ・移転で出た不用品の処分方法ななどを詳しくご紹介しました。オフィスを移転するにあたってやらなければならないことはたくさんあるため、スケジュールを立てて効率的に行う必要があります。ぜひこの記事を参考に、スムーズなオフィス移転をしてください。


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